Die Organisation von Prozessen

Für den Gesamtprozess und jeden hierarchisch untergeordneten Teiprozess muss klar sein, wer der Verantwortliche (Owner) des Prozesses ist, wer ihn managt und wer an ihm mitarbeitet.

Für jeden am Prozess direkt Beteiligten müssen die Aufgaben, die Verantwortung und die zur Übernahme der Verantwortung nötigen Rechte/Kompetenzen klar und eindeutig definiert und für jeden Beteiligten transparent sein.

Verantwortung kann nicht delegiert werden.

Der Owner eines Prozesses ist demnach in der Verantwortung für alle hierarchisch untergeordneten Prozesse.

Prozess Organisation

Jeder Haupt- und Teilprozess der Struktur hat direkt Beteiligte:

einen Verantwortlichen, einen Manager und sonstige direkt Beteiligte.

Ihre Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz muss definiert sein.

In vielen Organisationen - aber auch in der Literatur über die unterschiedlichsten Prozessmodelle - fehlt es an einer klaren Rollenbeschreibung der Beteiligten. Insbesondere gibt es keine klare Trennung zwischen Prozessverantwortlichem und Prozessmanager.

Eine Person kann mehrere Rollen besetzen.
Der Inhaber eines kleinen Familienbetriebes ist Owner, Manager und Teammitglied.
Der Moderator eines Konfliktlösungsprozesses ist Manager, die Kontrahenten sind idealerweise Auftraggeber und Teammitglieder.

Owner

Seine Aufgaben sind
  • Ernennung des Prozessmanagers
  • Festlegung des Prozesszieles
  • Festlegung des Prozessgegenstandes
  • Beschreibung der Rahmenbedingungen
  • Beauftragung der Prozessdefinition und -beschreibung
  • Mitarbeit bei der Definition der Prozesscharakteristik
  • Genehmigung der Prozessdefinition
  • Beauftragung der Implementierung
In seiner Verantwortung liegt die
  • Bereitstellung der benötigten Resourcen
  • Sicherstellung der Einhaltung der Regularien
  • Gesamtqualität des Prozesses
Sein Recht ist
  • das Ziel zu ändern
  • eine Prozessänderung zu verlangen
  • den Prozessmanager abzuberufen

Manager

Seine Aufgaben sind
  • Führung des Prozessteams
  • Definition der Prozesscharakteristik
  • Planung, Implementierung und Kontrolle des Prozesses
  • Koordination und Kooperation mit anderen Prozessen
  • Bewertung der Kenngrössen
In seiner Verantwortung liegt die
  • Richtigkeit der Prozessbeschreibung
  • Einhaltung der Prozessbeschreibung
  • Gesamtqualität des Prozesses
Sein Recht ist
  • die funktionale (und nicht notwendigerweise disziplinarische und fachliche) Weisungsbefugniss und Dispositionsgewalt über die zugeteilten Teammitglieder
  • Zugang zu allen Informationen, die für die Prozessabwicklung notwendig und hilfreich sein können

Team

Seine Aufgaben sind
  • Ausführung der definierten Arbeitsprozesse
  • Messung und Kontrolle der festgelegten Performance Indikatoren
In seiner Verantwortung liegt die
  • sach- und termingerechte Durchführung des Arbeitsprozesses
Seine Kompetenz ist
  • die eigenverantwortliche Durchführung seiner Aktivitäten

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